成都华希昆虫博物馆藏品入藏标准和征集工作流程

一、华希昆虫博物馆(以下简称本馆)为办理收藏品登录，依据本馆收藏政策订定本规定。

二、为建立收藏品入馆资料，有系统整理及保存收藏品资料与取得过程之书面资料，并记录收藏品研究、取用、维护、出借等动态，以建全管理制度。

三、本规定之名词定义如下：

(一) 对象：指待收藏的昆虫藏品实体，除例外，泛指收藏品尚未完成入藏登记前的状态，为一功能意义完整之物；对象可包括一主件(main)，一件以上共同构成具有功能意义之其它部件(parts)。

 (二) 收藏品：指完成取得程序，而为本馆收藏之对象。

(三) 登录 (registration) ：指所有与收藏品有关的实质纪录与记录过程，包括入藏登记(accession)与编目(cataloguing)。

(四) 入藏登记：指新取得或暂管对象的登记。

(五) 编目：指将收藏品有系统的分类、详细描述收藏品规格、出处、历史与其它相关纪录，如状况报告、取用、维护、出借、注销、展览等纪录。

四、收藏品登录之原则如下：

(一) 同一批次取得或暂管之对象需同时进行入藏登记。

(二) 「本馆收藏品入藏登记表」 (附件一) 与「本馆收藏品编目表」(附件二) 以一物一表为原则。

(三) 收藏品之登录档案需永久保存，经注销收藏品之登录档案，其保存年限仍需自注销日起保存二十年，始可移除。

五、收藏品登录作业由本馆收藏研究组办理。

六、收藏品之登录作业程序如下：

(一) 依序办理入藏登记与编目：对象依「本馆收藏品取得作业规定」取得，点交后办理入藏登记。登录人员于「收藏品管理系统」进行入藏登记或登录于「本馆收藏品入藏登记表」。入藏登记完毕后于「收藏品管理系统」进行编目或编目于「本馆收藏品编目表」。

本款应于对象取得后30日内完成。

(二) 登录资料陈核：将「本馆收藏品入藏登记表」、「本馆收藏品编目表」及办理入藏登记与编目之收藏品清单，循行政程序呈核，由收藏研究组主任核定。本款应于入藏登记与编目完毕后七日内完成。

(三) 文件存盘与备份：将前述资料及其它与收藏品有关之文件与资料之纸本正本储存于档案室，并入同一登录号的卷宗内，由收藏人员依号码先后顺序作档案管理。文件与资料应制作电子文件副本，以光盘(CD-ROM) 形式保存以防范资料损毁。

(四) 更新状况报告纪录：收藏品入藏前与每次入、出库，应更新状况报告纪录。状况报告格式如附件三：「本馆收藏品∕对象状况报告」。

(五) 定期登录收藏品取用、维护、出借、展览等纪录：收藏品取用纪录应每月为之，收藏品维护纪录应至少每年为之，收藏品出借纪录则于每次收藏品/对象入、出库与归还时为之。

(六) 收藏品登录异动：收藏品成为永久性典藏、依「昆虫标本分级」作等级异动或收藏品注销时为之。收藏品成为永久性典藏时，应依对象研究报告内容，登录或更新资料。

七、收藏品入藏登记号与编目号编码方式如下：

(一) 同一来源与时间收藏入馆的收藏品视为同一批收藏品，共属一个登录号。再分别给每一件收藏品一个编目号，建立个别的编目档。

(二) 登录号编码方式为xx．xxxx．xxx．xxxx．xxx，最长十六码。

1.第一码为藏品状态代码：T代表暂时性典藏收藏品，P代表永久性典藏收藏品，D代表注销之收藏品，M代表暂管标本，L代表借入品。第二码为藏品分级代码：T代表会计法第五十条所称珍贵动产、不动产者之收藏品；1 代表符合本馆规定之昆虫标本分级条件之「昆虫标本」，2 代表昆虫标本分级条件之「重要昆虫标本」，3 代表昆虫标本分级条件之「国宝」，0 代表其它不属于上述分级之对象。

2.第三至第六码为公元年份 (元月份起始至十二月底) 。

3.第七至九码为该年入藏批数之次序。如 T1．1997．001．0001．001 表示为 1997 年第一批入馆之暂时性典藏收藏品。

4.第十至十三码为该批收藏品主件号码。如 T1．1997．001．0001．001 表示为 1997 年第一批入馆之暂时性典藏收藏品之第一件收藏品 (主件) 。

5.第十四至十六码为收藏品之部件号码。如T1．1997．001．0001．001与T1．1997．001．0001．002分别表示为1997年第一批入馆之暂时性典藏收藏品之第一件主件之第一与第二件部件。

该主件若无部件，第十四至十六码不编码；如部件数量过多且其功能意义并无单独注记之必要时，得免编部件码，改以文字叙述于主件之收藏品入藏登记表中。

(三)编目号编码方式为xx．xx．xx，最长六码。

1.第一至二码为类号，为收藏品之分类。如01代表量测类。

2.第三至四码为项号，为类之下之分项。如03．02代表电子类之信息科技项。

3.第五至六码为目号，为项之下之分目。如03．02．01代表电子类之信息科技项之特定目。

4.如无项、目，该项、目不编码。

八、对象入藏登记与编目应登载之资料除另有规定外，以「对象研究报告」所载为准。如「对象研究报告」尚未完成，以「对象评估报告」所载为依据，但「对象研究报告」完成后，应依新资料进行更新。

九、收藏品入藏登记表应登载之资料如下：

(一)登录日期：登录作业当日日期，以阿拉伯数字依序登载xxxx(公元年)/xx(月)/xx(日)。

(二)收藏品批次名称：同一批取得来源之收藏品之中英文代称。以该批次收藏品之原属单位、个人或采集地点命名。如该批次藏品仅有一件，则登载该收藏品之品名。

(三)收藏品登录号：依编码方式依次序给号。

(四)数量：以该批次典藏品之主件数登记。

(五)对象取得方式。

(六)对象来源：对象原属之个人、单位名称或采集地点，并加注相关地址、电话、传真、电子邮件等联络资料。

(七)入馆日期：以「收藏品入馆点交纪录」所载日期为依据。

(八)经手人姓名：本馆承办该批收藏品入馆业务之典藏管理人员。以「收藏品入馆点交纪录」所载日期为依据。

(九)登录人姓名：本馆执行入藏登记/编目之人员姓名。

(十)收藏品取得之相关文件。

十、收藏品编目应登载之资料如下：

(一)基本资料：

1.编目日期：编目当日之日期，以阿拉伯数字依序登载YYYY(公元年)/MM(月)/DD(日)。

2.收藏品登录号：以入藏登记表所载为依据。

3.收藏品编目号：依「本馆馆藏分类表」，由收藏研究组登录人给予收藏品编目号。

4.数量：一对象，一个编目号为原则。

5.收藏品取得方式：以入藏登记表所载为依据。

6.收藏品来源：以入藏登记表所载为依据。

7.收藏品入馆日期：以入藏登记表所载为依据。

8.收藏品财产编号：收藏品若经本馆秘书室列为本馆财产，须由秘书室提供财产编号。

9.收藏品名称：收藏品之确实中／英文名称。有「俗名」者，应同时登载其俗名。收藏品如有原产地名称，应加附其原文名称。

10.取得价格：如收藏品取得方式为购买，以购入价格为其价格；如为交换，以交换品之价格为其价格；如为无偿取得，则登载「0」。

11.库房储存区位：标示收藏品于库房的储存区位为SS(库房Stor-age码)/RRR(柜架Rack的排码)/PPPP(柜架Partition的格码)。按收藏品的放置有其固定的库存位置，移出使用完后，必须放回其原来的位置。如收藏品不在收藏库内，库房储存区位应登载存放地点或借展单位之名称。

12.登录人姓名：本馆执行入藏登记／编目之人员姓名。

本规定经收藏指导委员会、馆务会议审议通过，由馆长核定后实施，修正时亦同。